Por onde começar a avaliação?

Escolher um sistema de gestão de docas começa por entender as necessidades específicas da sua operação. Sistemas diferentes priorizam capacidades diferentes. Antes de comparar fornecedores, responda:

  • Quantas docas e usuários você precisa gerenciar?
  • O fornecedor vai solicitar diretamente pelo portal ou a solicitação passa por alguém interno?
  • Você precisa de integração com WMS, TMS ou ERP existente?
  • O sistema precisa funcionar em dispositivos móveis?
  • Quão rápido você precisa estar em produção?

Critério 1: Portal do fornecedor

O diferencial mais importante de um sistema de docas moderno é ter um portal onde o próprio fornecedor ou transportadora solicita o agendamento online, sem intermediação da equipe interna.

Sistemas sem portal do fornecedor obrigam alguém a receber a solicitação por WhatsApp ou telefone e lançar manualmente no sistema — o que não resolve o problema original.

Critério 2: Controle de capacidade automático

O sistema deve bloquear automaticamente novos agendamentos quando um slot já está cheio. Sem isso, é possível confirmar dois fornecedores no mesmo horário e doca — o erro mais grave que o sistema deveria prevenir.

Critério 3: Notificações automáticas

Aprovação, recusa, reagendamento e confirmação de presença devem gerar e-mails automáticos para todas as partes, sem nenhuma ação manual da equipe. Isso elimina o WhatsApp da operação.

Critério 4: Histórico e rastreabilidade

Cada solicitação, decisão e ocorrência deve ser registrada com data, hora e responsável. Esse histórico é o que permite auditoria, análise de comportamento de fornecedores e tomada de decisão baseada em dados.

Pergunta-chave para o fornecedor do sistema "Após 6 meses de uso, como vejo o histórico de um fornecedor específico? Quantas faltas ele teve, quais foram os horários aprovados e quais foram recusados?" Se a resposta não for imediata e visual, o histórico provavelmente não é confiável.

Critério 5: Facilidade de implantação

Um sistema de docas não deveria exigir meses de implantação. Avalie:

  • Quanto tempo leva para configurar docas, horários e regras?
  • Como os fornecedores são cadastrados? (ideal: se cadastram sozinhos)
  • Existe treinamento incluído no plano?
  • Existe período de teste sem compromisso?

Critério 6: Suporte e evolução do produto

Avalie o nível de suporte oferecido e se o sistema está em evolução ativa. Produtos sem atualização frequente acumulam problemas sem correção. Pergunte:

  • Qual é o canal de suporte (e-mail, chat, telefone)?
  • Qual é o tempo médio de resposta?
  • Com que frequência o sistema é atualizado?

Critério 7: Integração com sistemas existentes

Se você já usa WMS, TMS ou ERP, avalie se o sistema de docas oferece integração via API. Isso é geralmente mais relevante em operações de maior porte. Para operações menores, o sistema pode funcionar de forma independente com excelentes resultados.

Red flags na avaliação

Fique atento a:

  • Sem período de teste gratuito.
  • Contrato de fidelidade longo sem opção de cancelamento.
  • Portal do fornecedor inexistente ou muito limitado.
  • Nenhuma notificação automática incluída.
  • Histórico incompleto ou difícil de consultar.